Warenwirtschaft: sharkypro Faktura für Ihre Auftragsbearbeitung

Synchronisationsmanager

- Filialanbindung – Homeoffice - Außendienstmitarbeitervernetzung -

Diese Zusatzsoftware ist ideal für Firmen, die mehrere Standorte bzw. Stützpunkte an eine Fakturation/Warenwirtschaft anbinden wollen.

Der sharkypro Synchronisationsmanager ist ein komfortables Zusatzmodul für sharkypro Faktura. Dieses Paket realisiert den elektronischen Datenaustausch von örtlich getrennten Arbeitsplätzen. Im wesentlichen deckt dieses Programm folgende Bereiche ab – Anbindung für:

Filialen
Home-Office
Außendienstmitarbeiter
Telearbeiter
Laptop-Datenbankabgleich
Externe Datensicherung

Telearbeiter, Außendienstmitarbeiter und auch örtlich getrennte Filialen (Filialanbindung) sind mit dieser Erweiterung schnell und zuverlässig an eine gemeinsame Auftragsabwicklung angebunden. Aufgrund der Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeit eignet es sich auch besonders für die Heimarbeit von Mitarbeitern.

Der Datenaustausch kann in beide Richtungen (Zentrale <> Filiale) erfolgen. Entsprechende Einstellmöglichkeiten für jede Filiale und für jede Datenbank sind in einer übersichtlichen Konfigurationsoberfläche vorzunehmen.

Diese Anbindung ist ideal für alle Programmnutzer, die nicht permanent online sein können - Außendienstmitarbeiter erfassen unterwegs z.B. die Aufträge und übertragen diese abends an die Zentrale. Reservierte Nummernkreise für Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. ermöglichen ein unabhängiges Arbeiten. In der zentralen Datenhaltung bleibt dabei ein bündiger Nummernkreis bestehen. Der Datenaustausch erfolgt über ein E-Mail Postfach, indem sie mit einem Standard-PC über einen normalen Internetzugang zugreifen, ohne dass teure Standleitungen oder Spezialhardware nötig sind. Für jede Station wird daher ein eigenes Postfach benötigt. Um die Onlinekosten niedrig zu halten, werden alle Daten komprimiert und zusätzlich verschlüsselt.

Zentralrechner und Remote-PCs in 5 Schritten konfigurieren:

Schritt 1: E-Mail Postfächer einrichten

Für den Datenaustausch müssen Sie bei Ihrem Provider zuerst E-Mail-Postfächer (Pop-Accounts)einrichten. Im vorliegenden Beispiel nehmen wir 5 E-Mail-Postfächer. Eine E-Mail für das E-Mail-Postfach "SERVER" (dem Zentralrechner) und die restlichen E-Mails für 4 Remotestationen (Filialen oder Außendienst). Diese können wie folgt benannt werden, wobei "ihr-provider.de" die Bezeichnung von Ihrem Provider ist. In der Wahl des Providers sind Sie völlig unabhängig, wenn POP3 und SMTP unterstützt wird. Die Bezeichnungen für die E-Mails sind Beispiele und können auch anders benannt werden. Wenn Sie nur einen PC synchronisieren möchten, dann benötigen Sie nur 2 Postfächer (1 x Server und 1 x Remote).

Beispiel für E-Mail-Postfächer:

server@ihr-provider.de

remote1@ihr-provider.de

remote2@ihr-provider.de

remote3@ihr-provider.de

remote4@ihr-provider.de

Diese 5 E-Mail-Postfächer müssen bei Ihrem Providereingerichtet werden, um einen Zentralrechner und 4 Remotestationen (Filialen) zu betreiben.

Schritt 2: Server-PC (Zentralrechner) einrichten

Nach dem anlegen der E-Mail-Postfächer wird die Synchronisation für den Server-PC (Zentralrechner) konfiguriert. Starten Sie auf dem Server-PCunter "Windows-Start" > "Programme" > "sharkypro Faktura" > "Synchronisation" > "Host Konfiguration" das Setup-Fenster. Nach dem Start des Programms öffnet sich folgendes Fenster:

Schritt 3: Remotestationen anlegen und konfigurieren

Nun werden die Remotestationen derSynchronisationsschnittstellekonfiguriert. Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine Remotestation (Filiale) hinzuzufügen:

Kommunikation zwischen Server-PC und Remote festlegen

In der Registerkarte "Grundeinstellung" wird die allgemeine Grundeinstellung für die einzelne Remote-Station angelegt. Klicken Sie das Häkchen "Dieses Synchronisationskonto aktivieren" an, um die Grundeinstellung für die Remotestation zu aktivieren. Nun geben Sie hinter "Bezeichnung" eine Bezeichnung an. In unserem Beispiel wurde "Remote 1-PC (Filiale Köln)" verwendet. Darunter geben Sie die E-Mail-Adresse an, die für die Remotestation verwendet wird. Des weiteren wird die E-Mail-Adresse (Host) eingegeben, die E-Mail-Adresse des Server-PCs (Zentralrechners). Ein E-Mail-Postfach für unerkannte E-Mails kann ebenfalls angegeben werden. Des weiteren klicken Sie auf die Registerkarte "Kunden", um den Datentransfer für den Kundenbereich zu konfigurieren. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Kommunikation zwischen Server-PC und Remote

In der Bilddatei sehen Sie für jeden Programmbereich von sharkypro Faktura eine Registerkarte, d.h. für jedes Modul bzw. jede Datenbank kann der Datentransfer konfiguriert werden. Als Beispiel nehmen wir die Registerkarte für "Kunden", d.h. wir wollen den Datentransfer für den Kundenbereich einstellen. Nach dem Klick auf die Registerkarte "Kunden" ist das Fenster weiterhin in 2 Bereiche unterteilt. Einmal in den Bereich "Synchronisierung: Host > Remote" und in den Bereich "Synchronisierung: Remote > Host". Die linke Seite bestimmt den Datenaustausch vom Server/Host (Zentralrechner) zum Remote-Rechner und die rechte Seite den Datenaustausch von Remote-Rechner zum Server/Host (Zentralrechner).

Konfiguration der linken Seite:

In diesem Beispiel ist das Häkchen "Einbeziehen" gesetzt. Das Häkchen aktiviert die Synchronisierung für die Datenübertragung vom Server-PC/Host zum Remote-Rechner nur für die Kundendatenbank. Die Häkchen "Neue Datensätze übernehmen" und "Geänderte Datensätze übernehmen" aktivieren die Datenübertragung auf Datensatzebene. Das heißt: Ein angelegter Kundendatensatz auf dem Zentralrechner wird auch zu der Remote-Station übertragen. "Geänderte Datensätze" auf dem Server-PC werden ebenfalls zu der Remotestation übertragen. In unserem Beispiel haben wir vorher die Remotestation "Remote 1-PC (Köln) angegeben.

Konfiguration der rechten Seite:

Auch hier müssen wir das Häkchen "Einbeziehen" setzen, damit der Datenaustausch in umgekehrter Richtung, nämlich von der Remotestation zu dem Server-PC (Zentralrechner) erfolgt. Die Häkchen "Neue Datensätze übernehmen" und "Geänderte Datensätze übernehmen" aktivieren den Datenaustausch von der Remotestation zu dem Zentralrechner.

Das Besondere ist hierbei nun die folgende Nummernkreisreservierung. Damit bündige Nummernkreise verwendet werden, kann hier ein Häkchen gesetzt werden. In dem Feld "Ab Nummer" geben Sie den Startwert an, ab welchem Wert Nummern für die Remotestation von dem Zentralrechner reserviert werden sollen. In unserem Beispiel wurde der Wert "50" angegeben. Das heißt, der Zentralrechner reserviert 50 Kundennummern für die Remotestation, die der Server selbst nicht verwendet. Hier in dem Beispiel wäre das Kundennummer 100000 bis 100050. Nach 50 "verbrauchten" Kundennummern fordert die Remotestation automatisch 50 neue freie Kundennummern an. So bleibt ein bündiger Nummernkreis bestehen und ergibt keine Überschneidung. Diese Funktion ist insbesondere für den Rechnungsbereich von Bedeutung, damit keine doppelten Rechnungsnummern vergeben werden.

Des weiteren können für diese Remotestation noch weitere Datenbanken konfiguriert werden. Nach dem Abschluss der Konfiguration auf "Übernehmen" klicken, um die Einstellungen zu übernehmen und dann auf die Schaltfläche "OK" klicken, um wieder zurück in die Übersichtzu gelangen. Nun können weitere Remotestationen in der gleichen Art und Weise angelegt werden.

Schritt 4: E-Mail-Postfach bzw. Internetkonto "SERVER" einrichten:

Nun wird das Internetkonto "SERVER" auf dem Zentralrechner eingerichtet. Dieses Konto ist das Zentralkonto des Servers. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "E-Mail-Setup", um das Konto einzurichten. Das obige Bild zeigt das gleiche Fenster, das über das Menü "Systemverwaltung" > "E-Mail-Kontenverwaltung" geöffnet werden kann. Legen Siewie in dem Beispiel angegeben, das E-Mail-Postfach mit dem Namen "SERVER" an. Das Anlegen von E-Mail-Postfächern wurde bereits in dieser Hilfe in dem Hilfethema "Erste Schritte" > "First-Start-Info..." beschrieben. Bitte schlagen Sie gegebenenfalls dieses Thema nach.

Schritt 5: E-Mail-Postfach auf jeder Remote-Station (Filiale) einrichten:

Auf jeder Remotestation muss "nur" noch das E-Mail-Postfach "REMOTE" mit der jeweiligen E-Mail-Adresse angelegt werden. An dieses Konto sendet und empfängt der Remote-PC seine Daten, die entsprechend der Konfiguration vom Zentralrechner übertragen werden. Klicken Sie nach dem Start von sharkypro Faktura im Menü auf "Systemverwaltung" > "E-Mail-Kontenverwaltung".

Wichtig: Das Konto muss als "REMOTE" bezeichnet werden. Ansonsten ist die Einstellung wie gehabt vorzunehmen. Das Anlegen von E-Mail-Postfächern wurde bereits in dieser Hilfe in dem Hilfethema "Erste Schritte" > "First-Start-Info..." beschrieben. Bitte schlagen Sie gegebenenfalls dieses Thema nach.

Praktischer Ablauf der Synchronisation:

Beim ersten Start der Synchronisation ist es wichtig, das zuerst die serverseitige Synchronisation gestartet wird. Starten Sie auf dem Zentralrechner unter "Windows-Start" > "Programme" > "sharkypro Faktura" > "Synchronisation" > "Host Synchronisierung" den Datenabgleich. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Starten", um die Daten-Synchronisation zu starten und Daten vom Zentralrechner an die Remotestationen zu senden. Zuerst werden nämlich die entsprechenden Grundeinstellungen und reservierten Nummernkreise übertragen.

Nach dem Abschluss der Übertragung auf dem Zentralrechner starten Sie auf jedem einzelnen Remote-PC die Synchronisierung unter "Windows-Start" > "Programme" > "sharkypro Faktura" > "Synchronisation" > "Remote Synchronisierung", damit jeder Remote-PC die Grundeinstellungen und die reservierten Nummernkreise empfängt.

Die weitere Übertragung sollte so aussehen, das am Zentralrechner über einen automatisierten Task die Daten-Synchronisation kontinuierlich gestartet wird, so dass Daten kontinuierlich übertragen werden. Es ist aber genauso möglich erst zum Abschluss eines Tages eine Synchronisierung durchzuführen, je nachdem wie aktuell die Daten gehalten werden sollen.