Warenwirtschaft: sharkypro Faktura für Ihre Auftragsbearbeitung

Aufträge

Nach Auswahl des Menüpunkts »Aufträge« zeigt sharkypro-Faktura das Auftragsfenster.


Menüpunkt:	Funktionen Hier finden Sie alle Funktionen zur Bearbeitung der Aufträge.

Neuer Auftrag:	Erstellen eines komplett neuen Auftrags. (Identisch mit dem Icon »Neu«.)

Angebot übernehmen:	sharkypro-Faktura zeigt alle bereits erstellten Angebote in einer Auswahlliste und ermöglicht Ihnen, eines dieser Angebote als neuen Auftrag zu übernehmen. Tipp: Wenn Sie immer wieder gleichlautende Aufträge erstellen müssen, können Sie sich die Arbeit erleichtern, indem Sie einmal einen Beispielauftrag erstellen und diesen dann wiederholt als Vorlage verwenden

Auftrag übernehmen:	Mit dieser Option können Sie einen bereits erstellten Auftrag als neuen Auftrag übernehmen.

Rechnung übernehmen:	Mit dieser Option können Sie eine bereits erstellte Rechnung als neuen Auftrag übernehmen.

Auftrag kopieren/duplizieren:	Mit dieser Option können Sie einen bereits erstellten Auftrag als Vorlage für den neuen Auftrag übernehmen. (Identisch mit dem Icon »Kopieren«.)

Auftrag löschen:	Mit »Löschen« entfernen Sie den ausgewählten Auftrag. Die Auftragsnummer, die automatisch vergeben wird, kann nicht mehr genutzt werden. (Identisch mit dem Icon »Löschen«.)

Filter:	Filter: Über die Filter-Funktion können Sie jeden einzelnen Datensatz oder eine Gruppe von Datensätzen finden. Geben Sie in die Maske die entsprechenden Suchbegriffe ein, dann reduziert sharkypro-Faktura die Anzeige auf die Datensätze, die den Filterbedingungen entsprechen. Damit Sie die Filterbedingungen während einer Arbeitssitzung nicht jedesmal neu eingeben müssen, speichert sharkypro-Faktura die Einträge. Um den Filter zu aktivieren, wählen Sie »Filter EIN«, um ihn zu deaktivieren, wählen Sie »Filter aus«. Wenn Sie das Auftragsfenster schließen, wird der Filter automatisch deaktiviert, so dass Sie beim nächsten Start wieder alle Datensätze sehen. Die eingetragenen Filterbedingungen werden beim Schließen der Maske ebenfalls gelöscht. (Identisch mit dem Icon »Filter«.)

Gesamtgewinn anzeigen:	Zeigt den Gesamtgewinn aller Aufträge.

Auftrag buchen:	Damit wird der markierte Auftrag verbucht und das Feld »Gebucht« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

Auftragsbuchung stornieren:	Damit wird der markierte Auftrag wieder ausgebucht und die Markierung unten im Feld »Gebucht« wieder entfernt. Der Auftrag selbst bleibt erhalten.


Menüpunkt:	Sortierung Ermöglicht die Sortierung der einzelnen Spalten. Alternativ können Sie den jeweiligen Spaltenkopf anklicken.


Menüpunkt:	Drucken Hier finden Sie alle Optionen zum Ausdruck des Auftrags:

Seitenansicht:	Zeigt den Auftrag in der Seitenvorschau

Auftrag mit Einzelpreisen:	Druckt den Auftrag mit Einzelpreisen. Der Ausdruck erfolgt sofort ohne Seitenvorschau.

Auftrag ohne Einzelpreise:	Druckt den Auftrag ohne Einzelpreise, die Spalten MwSt-Satz, Einzelpreis und Gesamtpreis bleiben im Auftragsausdruck leer. Der Ausdruck erfolgt sofort ohne Seitenvorschau.

Lieferschein:	Druckt einen Lieferschein. Die Lieferschein-Nummer entspricht der Auftragsnummer.

Auftrag an Faxdrucker:	Leitet den Auftrag als Auftragsbestätigung an einen Faxdrucker weiter. Dieser muss in Windows definiert sein.

Auftrag Exportieren:	Speichert den Auftrag als Excel-Datei.

Auftragsliste > Standard:	Druckt eine übersichtliche Auftragsliste mit allen wichtigen Informationen. Die Eingrenzung erfolgt nach Datum.

Auftragsliste > Detailliert:	Druckt eine detaillierte Auftragsliste. Die Eingrenzung erfolgt nach Datum.

	Für alle Optionen gilt: Wurde der Auftrag einmal ausgedruckt, wird das Feld »Gedruckt« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.


	Mit »Neu« erstellen Sie einen neuen Auftrag.

	Entspricht dem Punkt »Auftrag kopieren/duplizieren«: Erstellt eine Kopie des markierten Auftrags. sharkypro-Faktura übernimmt alle bereits vorhandenen Daten und vergibt eine neue Auftragsnummer. Im neuen Auftrag können Sie nun die Einträge verändern.

	Mit »Löschen« entfernen Sie den ausgewählten Auftrag. Die Auftragsnummer, die automatisch vergeben wird, kann nicht mehr genutzt werden.

	Hier finden sich noch einmal die gleichen Druckbefehle wie unter dem Menüpunkt »Drucken«.

	Identisch mit dem Befehl »Funktionen«, »Filter«.

	Leitet den Auftrag als E-Mail weiter. Zuvor muss ein E-Mail Konto angelegt worden sein. (Siehe » E-Mail Kontenverwaltung«.) Wurde der Auftrag als E-Mail verschickt, wird das Feld »E-Mail« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

	Mit dieser Option wird der Auftrag gebucht, die Markierung am unteren Bildschirmrand wird gesetzt.

	Schließt das Auftragsfenster.

Neuen Auftrag erstellen

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, wählen Sie »Neu« oder eine der verfügbaren Optionen im Menü Funktionen. Wenn Sie mit »Neu« einen komplett neuen Auftrag erstellen möchten, erstellt sharkypro-Faktura einen neuen Datensatz, in dem lediglich die Auftragsnummer und das Auftragsdatum enthalten sind, alle anderen Felder sind leer. (Die Auftragsnummer wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden).

Haben Sie bereits einen Auftrag als Vorlage, wählen Sie die entsprechende Option und markieren das gewünschte Angebot, den Auftrag oder die Rechnung, die sie als Vorlage verwenden möchten. sharkypro-Faktura übernimmt die Daten als Kopie, vergibt eine neue Auftragsnummer und trägt als Auftragsdatum das Tagesdatum ein.

Bestehenden Auftrag bearbeiten

Um einen bestehenden Auftrag zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste aus. Alternativ können Sie auch mit den Cursortasten durch die Aufträge blättern und den aktuellen Datensatz - der blau hinterlegt ist - mit »Enter« öffnen. Falls Sie den Auftrag nicht sofort finden, führen Sie über die Filterfunktion eine Suche durch.

Registerkarte Auftragsdaten

In dieser Registerkarte bearbeiten Sie alle Daten zum Kunden und zum Auftrag. Nach Auswahl der Kunden-Nummer werden die Kundendaten aus der Kundendatei übernommen, Sie können die einzelnen Einträge aber innerhalb der Auftragsmaske verändern. Diese Änderungen werden nicht in die Stammdaten übernommen, sondern gelten nur für den aktuellen Auftrag.


Kunden-Nummer:	Geben Sie hier die Kunden-Nummer ein oder wählen Sie sie über das Suchfeld aus den Kundendaten.

USt-ID.:	Umsatz-Steuernummer

Firma:	Firmenbezeichnung

Firma 2:	zweite Firmenzeile

Abteilung:	Abteilungsbezeichnung. Bei Privatpersonen sollte dieses Feld leer bleiben.

Anrede:	Anrede - Auswahl über Feld. Weitere Anredeformen können über »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Kunden« eingetragen werden.

Titel:	Titel - Auswahl über Feld. Weitere Titel können über »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Kunden« eingetragen werden.

Vorname:	Vorname des Kunden bzw. Ansprechpartners.

Name:	Nachname des Kunden bzw. Ansprechpartners.

Straße:	Straße und Hausnummer

Land/PLZ/Ort:	Land, Postleitzahl und Ort. Falls noch kein Ort eingegeben wurde, genügt die Eingabe der Postleitzahl. sharkypro-Faktura ergänzt den Ort automatisch.

PLZ/Postfach:	Postleitzahl des Postfachs und Postfachnummer

Telefax-Nr:	Fax-Nummer des Kunden. Falls Sie einen Fax-Drucker eingerichtet haben, der Telefax-Nummern in einem Dokument erkennt, wird die hier angezeigte Telefax-Nummer automatisch von der Fax-Software übernommen (siehe auch »Systemverwaltung«, »Einstellungen«, Register »ISDN/FAX« und »Faxnummernübergabe«).

Kreditlimit:	Keine Eingabe! Hier wird das aktuelle Kreditlimit des Kunden angezeigt, wie es in den Stammdaten eingetragen ist.

Verkäuferkürzel:	Keine Eingabe! Hier wird das Kürzel des Bearbeiters eingetragen.

Auftrags-Nr.:	Nummer des Auftrags. Die fortlaufende Nummer wird automatisch vergeben. Die Einstellung für die erste Auftragsnummer erfolgt unter »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Aufträge«.

In Rechnung:	Wird der Auftrag zu einer Rechnung, erscheint hier die Rechnungsnummer.

Auftragsdatum:	Datum des Auftrags. Vorgabe ist das Tagesdatum, über den Auswahlbutton können Sie aber jedes beliebige Datum eingeben

Liefertermin:	Termin der voraussichtlichen Lieferung.

Lieferart:	Geben Sie hier die gewünschte Lieferart ein.

Vertreter-Nr.:	Vertreter-Nummer des Vertreters, der den Kunden betreut.

Preisstaffel [1-5]:	Preisstaffel 1 bis 5. Die Preisstaffeln sind in den Artikeldaten hinterlegt.

Auftrag mit Brutto-Werten:	Ist diese Option angewählt, werden die Auftragspreise mit Brutto-Werten gedruckt - sinnvoll für Endkunden. Für Händler oder Unternehmen sollte diese Option deaktiviert bleiben.

Netto-Zahlungsziel:	Legen Sie hier ein Zahlungsziel in Tagen fest. Dieser Eintrag gilt für ein Zahlungsziel ohne Abzug/Skonto.

Skontosatz 1:	Legen Sie hier das Zahlungsziel für einen Skontosatz fest.

Skontosatz 2:	Legen Sie hier ggf. ein zweites Zahlungsziel für einen weiteren Skontosatz fest.

Beschreibung:	Geben Sie hier falls gewünscht eine Beschreibung des Auftrags ein. Der Inhalt dieses Feldes wird in der Auftragstabelle angezeigt, aber nicht ausgedruckt.

Registerkarte: Positionen

In dieser Registerkarte tragen Sie die Informationen zu den einzelnen Positionen ein. Die Eingabe erfolgt in einer Tabelle, Angaben zu den einzelnen Artikeln sowie die Gesamtsummen werden nach jeder Eingabe neu berechnet und angezeigt.

Pos: sharkypro-Faktura vergibt die Positionsnummern automatisch, die erste Positionsnummer ist 1.1. Diese Spalte wird auch für die spezielle Gestaltung von Aufträgen genutzt. Geben Sie hierzu statt der Positionsnummer den Namen der entsprechenden Funktion ein. Insgesamt fünf Funktionen stehen hierfür zur Verfügung:


TEXT:	Kommentar

TITEL:	Kommentar

TITELABRUF:	Kommentar

TITELSUMME:	Summe der Titel

SUMME:	Zwischensumme


Artikel-Nr.:	Die Artikelnummer wird aus den Stammdaten übernommen.

Bezeichnung:	Die Artikelbezeichnung wird aus den Stammdaten übernommen, kann jedoch für den Auftrag geändert werden.

Menge:	Eingabe der Menge mit bis zu vier Stellen vor und zwei Stellen nach dem Komma.

Einheit:	Die Einheit wird aus den Stammdaten übernommen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über einen Mausklick ein Dialogfeld zur Änderung der Einheit aufzurufen.

MW:	Der Mehrwertsteuersatz wird aus den Stammdaten übernommen.

E-Preis:	Der Einzelpreis wird aus den Stammdaten übernommen. Erstellen Sie einen Auftrag mit Brutto-Werten, wird hier der entsprechende Brutto-Preis angezeigt.

G-Preis:	Gesamtpreis aus Einzelpreis mal Menge. Nur Anzeige.

Position:	MwSt.: Zeigt die Mehrwertsteuer für die aktuelle Position an.

(Netto) Brutto:	Zeigt den Netto- oder Bruttopreis für die aktuelle Position an. Die Anzeige wird durch den Schalter »Auftrag mit Brutto-Werten« gesteuert.

Zwischensumme:	Summe der Einzelpositionen.

Versandkosten:	Versandkosten der Einzelpositionen.

Faktor:	Wenn Sie den Preis um einen bestimmten Faktor verändern wollen, klicken Sie nach Erfassung des Artikels in dieses Feld und geben den entsprechenden Faktor ein. Ein Faktor 1,1 beispielsweise erhöht den Preis um 10%.

Netto:	Netto-Gesamtsumme des Auftrags

MwSt.:	Mehrwertsteuer des Auftrags

Brutto:	Brutto-Gesamtsumme des Auftrags

Eingabe einer neuen Position

Um eine neue Position einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich »Bezeichnung« und wählen die gewünschte Option über das Dialogfeld.

Hinweis: Einzelne Positionsblöcke werden jeweils mit einer eigenen Positionsnummer versehen. Die einzelnen Blöcke werden durch eine Leerzeile voneinander getrennt. Diese Leerzeile können Sie nutzen, um zusätzliche Kommentarzeilen für einen einzelnen Block anzulegen. Wenn Sie diese Leerzeile mit einem weiteren Text belegen und die »Enter«-Taste drücken, fügt das Programm automatisch eine weitere Leerzeile vor dem nächsten Block ein.

Artikelauswahl (Warenkorb) <Strg + W >

Wenn Sie diese Funktion auswählen, öffnet sich das Fenster zur Warenauswahl. Dieses Fenster ist in zwei Bereiche untergliedert. Im oberen Bereich erscheint eine Artikeltabelle, die alle Artikel aus den Artikel-Stammdaten anzeigt. Die untere Tabelle nimmt von Ihnen ausgewählte Artikel in einen Warenkorb auf. Die Spaltenbeschreibungen, wie z.B. Artikel-Nummer oder Bezeichnung, sind Schaltflächen, die Ihnen die Möglichkeit bieten, die Tabelle nach diesen Rubriken in aufsteigender Reihenfolge bzw. alphabetisch zu sortieren. In den Eingabefeldern können Sie Suchbegriffe eingeben, das Programm sucht in der dazugehörigen Spalte nach dem Suchbegriff und zeigt den Datensatz des zugehörigen Artikels an.

Bestätigen Sie in der oberen Tabelle alle Artikel durch Doppelklick mit der Maus bzw. »Enter«, die Sie in Ihren Warenkorb aufnehmen möchten.

Die so ausgewählten Artikel erscheinen in der unteren Tabelle. Versehentlich zuviel ausgewählte Artikel können Sie in der unteren Tabelle durch Doppelklick bzw. »Enter« wieder entfernen.

Haben Sie eine Warenauswahl getroffen, die Sie des öfteren benötigen, können Sie diese als Warenkorb speichern. Klicken Sie hierzu im Fenster »Artikelauswahl« auf die »Warenkorb«-Schaltfläche (unten links). Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Ihre Warenkörbe verwaltet werden. Um den von Ihnen zusammengestellten Warenkorb hier zu hinterlegen, bestätigen Sie die Schaltfläche »Speichern«. Die Eingabezeile wird aktiviert. Sie können Ihren Warenkorb nun frei benennen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit »Enter«.

Ihr Warenkorb erscheint nun in der Warenkorbtabelle und steht Ihnen auch in Zukunft zur Verfügung. Um wieder in die Warenauswahl zu gelangen, bestätigen Sie mit »OK«.

Über die Schaltfläche Übernehmen wird die von Ihnen in der unteren Tabelle getroffene Warenauswahl in die Positionstabelle übernommen und das Fenster Warenauswahl geschlossen.

Falls Sie bereits einen Warenkorb benannt haben und auf diesen zurückgreifen möchten, wählen Sie diesen über die Warenkorb-Auswahl aus.

Auftrag übernehmen <Strg + T>

Falls Sie bereits einen Auftrag mit ähnlichen Positionen erstellt haben, können Sie diese Auftragspositionen in Ihren neuen Auftrag übernehmen. Sie können nach der Übernahme Änderungen in dem neuen Auftrag vornehmen. Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf den bestehenden Auftrag, dessen Daten Sie dupliziert haben.

Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem Auftrag mehrere Aufträge zusammenzufassen bzw. Teilmengen daraus zu übernehmen.

Angebot übernehmen <Strg + A>

Falls der zu erstellende Auftrag auf einem bestehenden Angebot basiert, können Sie die Angebotspositionen über diese Funktion übernehmen. Sie können nach der Übernahme Änderungen vornehmen.

Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem Auftrag mehrere Angebote zusammenzufassen bzw. Teilmengen daraus zu übernehmen.

Rechnung übernehmen <Strg + R>

Falls der zu erstellende Auftrag auf einer bestehenden Rechnung basiert, können Sie die Rechnungspositionen als Auftragspositionen über diese Funktion übernehmen. Sie können nach der Übernahme Änderungen vornehmen.

Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem Auftrag mehrere Rechnungen zusammenzufassen bzw. Teilmengen daraus zu übernehmen.

Editierfunktionen:

Markierten Bereich löschen <Strg + Entf>

Der markierte Bereich wird unwiederbringlich gelöscht.

Markierten Bereich kopieren <Strg + C >

Der markierte Bereich wird in die Zwischenablage kopiert.

Markierten Bereich einfügen <Strg + V >

Der in die Zwischenablage kopierte Bereich wird an der Stelle eingefügt, an der der Cursor steht.

Leerzeile einfügen <Strg + L>

Fügen Sie mit dieser Tastenkombination eine Leerzeile ein, an der der Cursor steht.

Text aus Zwischenablage einfügen

Diese Funktion öffnet den Zwischenablagen-Texteditor. In diesem Fenster können Sie beliebige Texte aus der Windows-Zwischenablage in Ihren Schriftverkehr einfügen.

Abzüglich Rabatt <Strg + Z>

Bei der Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Fenster, in dem ein prozentualer Abzug eingegeben werden kann. Zusätzlich können Sie in einem Eingabefeld eine Rabatt-Bezeichnung eingeben (z.B. Sondernachlass). Mit »OK« wird diese Eingabe übernommen. In der Positionstabelle wird eine neue Zeile eingefügt, die diesen Rabatt ausweist.

Versandkosten

Bei der Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Versandkosten erfassen können.

Neue Preiskalkulation <Strg + K>

Bei der Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie einen neuen Endpreis für die gesamte Auftragssumme vorgeben können. Das Programm zeigt Ihnen die bisher kalkulierte Auftragssumme an und bietet Ihnen in einem Eingabefeld die Möglichkeit, einen anderen Betrag einzugeben. Wenn Sie diesen neuen Betrag mit »OK« bestätigen, passt das Programm die einzelnen Preise der Artikel prozentual an, so dass sich als Endsumme des Auftrags der von Ihnen eingegebene Wert ergibt.

Falls Sie einen Brutto-Auftrag erstellen, wird der Brutto-Auftragsbetrag kalkuliert, anderenfalls bezieht sich die Preiskalkulation auf den Netto-Betrag.

Artikel-EK-Preise aktualisieren <Strg + P>

Wenn Sie diese Funktion auswählen, öffnet sich ein Fenster. Dieses weist Sie darauf hin, dass mit Bestätigung des Feldes „JA“ alle kalkulierten Einkaufspreise der einzelnen Auftragspositionen neu aus dem Artikelmodul übernommen werden. Diese Funktion ist nur dann relevant, wenn sich die Einkaufspreise seit der Auftragserstellung geändert haben und Sie die derzeitig kalkulierten Einkaufspreise (siehe auch Artikel-Stammdaten) der Gewinnermittlung zugrunde legen möchten.

Weiteres

Gesamtgewinn anzeigen <Strg + G>

In einem Fenster wird Ihnen der Gesamtgewinn für diesen Auftrag angezeigt, der sich aufgrund der kalkulierten Einkaufspreise (siehe auch Artikel-Stammdaten) und der angebotenen Verkaufspreise ermittelt.

EK-Preis anzeigen <Strg + E>

Zeigt den kalkulierten Einkaufspreis der ausgewählten Position an (siehe auch Artikel-Stammdaten). Zusätzlich können Sie den Gewinn pro angebotener Einheit sowie den Gesamtgewinn für diese Position ersehen.

Bestand anzeigen <Strg + B>

Für die aktuelle Position wird in einem neuen Fenster der aktuelle Lagerbestand angezeigt, zudem Mindestbestand, Höchstbestand sowie bereits reservierte Mengen des ausgewählten Artikels.

Tastenbelegungen

Viele Funktionen können direkt über die Tastatur eingeben werden.


Shift + <Pfeil hoch>	Zeile(n) markieren

Shift + <Pfeil runter>	Zeile(n) markieren

Strg + C:	Markierte Zeilen in den Zwischenspeicher abspeichern

Strg + V:	Kopierte Zeilen aus dem Zwischenspeicher einfügen

Strg + L:	Leerzeile an beliebiger Stelle einfügen

Einfg:	Neuen Auftrag schreiben oder übernehmen

Entf:	Markierten Auftrag löschen

Esc:	Fenster schließen (Abbruch)

Tab:	von Objekt zu Objekt springen

Enter:	Markierten Auftrag in der Tabelle einsehen

Strg + K:	Markierten Auftrag kopieren

Strg + P:	Druckmenü aufrufen

Beispiel: Wenn Sie eine Position an eine andere Stelle verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor: Bewegen Sie die Textmarke mit Hilfe der Cursortasten an die gewünschte Position, drücken Sie die »Shift«-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie mit den Cursortasten den gewünschten Block markieren. Übernehmen Sie nun den Block mit »Strg-C« in die Zwischenablage, bewegen Sie die Textmarke an die gewünschte Einfügeposition und fügen Sie die Daten mit »Strg-V« an der neuen Position ein.

Registerkarte Textzeilen

In dieser Registerkarte können Sie bis zu fünf Textzeilen eingeben, die vor den einzelnen Positionen im Auftrag gedruckt werden.

Folgenden Auftragsvortext drucken: Ist dieser Schalter markiert, wird der Inhalt der Eingabezeilen vor den Positionen gedruckt. Ist der Schalter nicht markiert, wird der Standardtext gedruckt, der unter »Zusatzmodule«, »Einstellungen«, »Aufträge« und »Vorzeile 1 bis 5« definiert ist.

Registerkarte Notizen

Die interne Notiz ist eine zusätzliche Erläuterung zu dem Auftrag und dient ausschließlich Ihrer eigenen Information - die Eingaben in diesem Feld werden nicht mit ausgedruckt. Der links neben dem Textfeld stehende Kalender fügt im Notizfeld das aktuelle Tagesdatum und das Benutzerkürzel des Sachbearbeiters ein.

Registerkarte Freie Felder

Haben Sie unter »Zusatzmodule«, »Einstellungen« und »Auftrag« eigene Felder definiert, werden diese hier zur Bearbeitung angezeigt.

Speichert die aktuellen Eingaben des Auftrags.

Beendet die Bearbeitung des Auftrags ohne Speichern der Daten.