Warenwirtschaft: sharkypro Faktura für Ihre Auftragsbearbeitung

Bestellungen

Nach Auswahl des Menüpunkts »Bestellungen« zeigt sharkypro-Faktura das Bestellfenster.


Menüpunkt:	Funktionen Hier finden Sie alle Funktionen zur Bearbeitung der Bestellungen.

Neue Bestellung	Mit »Neu« legen Sie eine neue Bestellung an. sharkypro-Faktura öffnet nach Auswahl dieser Option die Bestellmaske.

Bestellung Kopieren/duplizieren	Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Bestellungen eine aus und erstellen Sie mit »Kopieren« ein Duplikat davon. sharkypro-Faktura übernimmt alle bereits vorhandenen Daten und vergibt eine neue Bestellnummer. In der neuen Bestellung können Sie nun die Einträge verändern.

Bestellung Löschen	Mit »Löschen« entfernen Sie die ausgewählte Bestellung. Die Bestellnummer, die automatisch vergeben wird, kann nicht mehr genutzt werden.

Filter	Über die Filter-Funktion können Sie jeden einzelnen Datensatz oder eine Gruppe von Datensätzen finden. Geben Sie in die Maske die entsprechenden Suchbegriffe ein, dann reduziert sharkypro-Faktura die Anzeige auf die Datensätze, die den Filterbedingungen entsprechen. Damit Sie die Filterbedingungen während einer Arbeitssitzung nicht jedes mal neu eingeben müssen, speichert sharkypro-Faktura die Einträge. Um den Filter zu aktivieren, wählen Sie »Filter EIN«, um ihn zu deaktivieren, wählen Sie »Filter aus«. Wenn Sie das Bestellfenster schließen, wird der Filter automatisch deaktiviert, so dass Sie beim nächsten Start wieder alle Datensätze sehen. Die eingetragenen Filterbedingungen werden beim Schließen der Maske ebenfalls gelöscht.

Bestellung buchen:	Damit wird die markierte Rechnung verbucht und das Feld »Gebucht« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

Bestellungsbuchung stornieren:	Damit wird die markierte Rechnung wieder ausgebucht und die Markierung unten im Feld »Gebucht« wieder entfernt. Die Bestellung selbst bleibt erhalten.


Menüpunkt:	Sortierung Ermöglicht die Sortierung der einzelnen Spalten. Alternativ können Sie den jeweiligen Spaltenkopf anklicken.


Menüpunkt:	Drucken Hier finden Sie alle Optionen zum Ausdruck der Bestellung:

Seitenansicht:	Zeigt die Bestellung in der Seitenvorschau.

Bestellung drucken:	Druckt die markierte Bestellung. Der Ausdruck erfolgt sofort ohne Seitenvorschau. Wurde die Bestellung einmal ausgedruckt, wird das Feld »Gedruckt« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

Bestellung an Faxdrucker:	Leitet die Bestellung an einen Faxdrucker weiter. Dieser muss in Windows definiert sein.

Bestell-Liste:	Druckt eine Liste aller Bestellungen. Sie können die Liste nach mehreren Kriterien sortieren lassen: Artikelnummer Artikelgruppe Artikel


	Mit »Neu« legen Sie eine neue Bestellung an. sharkypro-Faktura öffnet nach Auswahl dieser Option die Bestellmaske.

	Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Bestellungen eine aus und erstellen Sie mit »Kopieren« ein Duplikat davon. sharkypro-Faktura übernimmt alle bereits vorhandenen Daten und vergibt eine neue Bestellnummer. In der neuen Bestellung können Sie nun die Einträge verändern.

	Mit »Löschen« entfernen Sie die ausgewählte Bestellung. Die Bestellnummer, die automatisch vergeben wird, kann nicht mehr genutzt werden.

	Hier finden sich noch einmal die gleichen Druckbefehle wie unter dem Menüpunkt »Drucken«.

	Identisch mit dem Befehl »Funktionen«, »Filter«.

	Leitet die Bestellung als E-Mail weiter. Zuvor muss ein E-Mail Konto angelegt worden sein. (Siehe » E-Mail Kontenverwaltung«.) Wurde die Bestellung als E-Mail verschickt, wird das Feld »E-Mail« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

	Damit wird die markierte Rechnung verbucht und das Feld »Gebucht« links unten in der Maske mit einem Haken markiert.

	Schließt das Bestellfenster.

Neue Bestellung erstellen

Um eine neue Bestellung zu erstellen, wählen Sie »Neu«. sharkypro-Faktura öffnet nun die Eingabemaske für die Erfassung der Daten.

Bestehende Bestellung bearbeiten

Um eine bestehende Bestellung zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste aus. Alternativ können Sie auch mit den Cursortasten durch die Bestellungen blättern und den aktuellen Datensatz - der blau hinterlegt ist - mit »Enter« öffnen. Falls Sie die Bestellung nicht sofort finden, führen Sie über die Filterfunktion eine Suche durch.

Registerkarte Bestelldaten

In dieser Registerkarte bearbeiten Sie alle Daten zum Lieferanten und zur Bestellung. Nach Auswahl der Lieferanten-Nummer werden die Lieferantendaten aus der Lieferantendatei übernommen, Sie können die einzelnen Einträge aber innerhalb der Bestellmaske verändern. Diese Änderungen werden nicht in die Stammdaten übernommen, sondern gelten nur für die aktuelle Bestellung.


Liefer-Nummer:	Geben Sie hier die Lieferanten-Nummer ein oder wählen Sie sie über das Suchfeld aus den Lieferantendaten.

USt-ID.:	Umsatz-Steuernummer

Firma:	Firmenbezeichnung

Firma 2:	zweite Firmenzeile

Abteilung:	Abteilungsbezeichnung. Bei Privatpersonen sollte dieses Feld leer bleiben.

Anrede:	Anrede - Auswahl über Feld. Weitere Anredeformen können über »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Lieferanten« eingetragen werden.

Titel:	Titel - Auswahl über Feld. Weitere Titel können über »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Lieferanten« eingetragen werden.

Vorname:	Vorname des Lieferanten bzw. Ansprechpartners.

Name:	Nachname des Lieferanten bzw. Ansprechpartners.

Straße:	Straße und Hausnummer

Land/PLZ/Ort:	Land, Postleitzahl und Ort. Falls noch kein Ort eingegeben wurde, genügt die Eingabe der Postleitzahl. sharkypro-Faktura ergänzt den Ort automatisch.

PLZ/Postfach:	Postleitzahl des Postfachs und Postfachnummer

Telefax-Nr:	Fax-Nummer des Kunden. Falls Sie einen Fax-Drucker eingerichtet haben, der Telefax-Nummern in einem Dokument erkennt, wird die hier angezeigte Telefax-Nummer automatisch von der Fax-Software übernommen (siehe auch »Systemverwaltung«, »Einstellungen«, Register »ISDN/FAX« und »Faxnummernübergabe«).

Bestell-Nr.:	Nummer der Bestellung. Die fortlaufende Nummer wird automatisch vergeben. Die Einstellung für die erste Bestellnummer erfolgt unter »Systemverwaltung«, »Einstellungen« und »Bestellungen«.

Bearbeiterkürzel:	Keine Eingabe! Hier wird das Kürzel des Bearbeiters eingetragen

Bestelldatum:	Datum der Bestellung. Vorgabe ist das Tagesdatum, über den Auswahlbutton können Sie aber jedes beliebige Datum eingeben.

Liefertermin:	Datum der vereinbarten Lieferung. Vorgabe ist das Tagesdatum, über den Auswahlbutton können Sie aber jedes beliebige Datum eingeben.

Lieferart:	Auswahl der Lieferart über Menü.

Beschreibung:	Geben Sie hier falls gewünscht eine Beschreibung der Bestellung ein. Der Inhalt dieses Feldes wird in der Bestellmaske angezeigt, aber nicht mit ausgedruckt.

Registerkarte: Positionen

In dieser Registerkarte tragen Sie die Informationen zu den einzelnen Positionen ein. Die Eingabe erfolgt in einer Tabelle, Angaben zu den einzelnen Artikeln sowie die Gesamtsummen werden nach jeder Eingabe neu berechnet und angezeigt.

Pos: sharkypro-Faktura vergibt die Positionsnummern automatisch, die erste Positionsnummer ist 1.1.


Bestell-Nr.:	Die Bestellnummer wird aus den Stammdaten übernommen.

Bezeichnung:	Die Artikelbezeichnung wird aus den Stammdaten übernommen, kann jedoch für die Bestellung geändert werden.

Menge:	Eingabe der Menge mit bis zu vier Stellen vor und zwei Stellen nach dem Komma.

Einheit:	Die Einheit wird aus den Stammdaten übernommen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über einen Mausklick ein Dialogfeld zur Änderung der Einheit aufzurufen.

MW:	Der Mehrwertsteuersatz wird aus den Stammdaten übernommen.

E-Preis:	Der Einzelpreis wird aus den Stammdaten übernommen.

G-Preis:	Gesamtpreis aus Einzelpreis mal Menge. Nur Anzeige.

Position:	MwSt.: Zeigt die Mehrwertsteuer für die aktuelle Position an.

Brutto:	Zeigt den Bruttopreis für die aktuelle Position an.

Zwischensumme:	Summe der Einzelpositionen.

Faktor:	Wenn Sie den Preis um einen bestimmten Faktor verändern wollen, klicken Sie nach Erfassung des Artikels in dieses Feld und geben den entsprechenden Faktor ein. Ein Faktor 1,1 beispielsweise erhöht den Preis um 10%.

Netto:	Netto-Gesamtsumme der Bestellung

MwSt.:	Mehrwertsteuer der Bestellung

Brutto:	Brutto-Gesamtsumme der Bestellung

Eingabe einer neuen Position

Um eine neue Position einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich »Bezeichnung« und wählen die gewünschte Option über das Dialogfeld.

Hinweis: Einzelne Positionsblöcke werden jeweils mit einer eigenen Positionsnummer versehen. Die einzelnen Blöcke werden durch eine Leerzeile voneinander getrennt. Diese Leerzeile können Sie nutzen, um zusätzliche Kommentarzeilen für einen einzelnen Block anzulegen. Wenn Sie diese Leerzeile mit einem weiteren Text belegen und die »Enter«-Taste drücken, fügt das Programm automatisch eine weitere Leerzeile vor dem nächsten Block ein.

Artikelauswahl (Warenkorb) <Strg + W >

Wenn Sie diese Funktion auswählen, öffnet sich das Fenster zur Warenauswahl. Dieses Fenster ist in zwei Bereiche untergliedert. Im oberen Bereich erscheint eine Artikeltabelle, die alle Artikel aus den Artikel-Stammdaten anzeigt. Die untere Tabelle nimmt von Ihnen ausgewählte Artikel in einen Warenkorb auf. Die Spaltenbeschreibungen, wie z.B. Artikel-Nummer oder Bezeichnung, sind Schaltflächen, die Ihnen die Möglichkeit bieten, die Tabelle nach diesen Rubriken in aufsteigender Reihenfolge bzw. alphabetisch zu sortieren. In den Eingabefeldern können Sie Suchbegriffe eingeben, das Programm sucht in der dazugehörigen Spalte nach dem Suchbegriff und zeigt den Datensatz des zugehörigen Artikels an.

Bestätigen Sie in der oberen Tabelle alle Artikel durch Doppelklick mit der Maus bzw. »Enter«, die Sie in Ihren Warenkorb aufnehmen möchten.

Die so ausgewählten Artikel erscheinen in der unteren Tabelle. Versehentlich zuviel ausgewählte Artikel können Sie in der unteren Tabelle durch Doppelklick bzw. »Enter« wieder entfernen.

Haben Sie eine Warenauswahl getroffen, die Sie des öfteren benötigen, können Sie diese als Warenkorb speichern. Klicken Sie hierzu im Fenster »Artikelauswahl« auf die »Warenkorb«-Schaltfläche (unten links). Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Ihre Warenkörbe verwaltet werden. Um den von Ihnen zusammengestellten Warenkorb hier zu hinterlegen, bestätigen Sie die Schaltfläche »Speichern«. Die Eingabezeile wird aktiviert. Sie können Ihren Warenkorb nun frei benennen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit »Enter«.

Ihr Warenkorb erscheint nun in der Warenkorbtabelle und steht Ihnen auch in Zukunft zur Verfügung. Um wieder in die Warenauswahl zu gelangen, bestätigen Sie mit »OK«.

Über die Schaltfläche Übernehmen wird die von Ihnen in der unteren Tabelle getroffene Warenauswahl in die Positionstabelle übernommen und das Fenster Warenauswahl geschlossen.

Falls Sie bereits einen Warenkorb benannt haben und auf diesen zurückgreifen möchten, wählen Sie diesen über die Warenkorb-Auswahl aus.

Editierfunktionen:

Markierten Bereich löschen <Strg + Entf>

Der markierte Bereich wird unwiederbringlich gelöscht.

Markierten Bereich kopieren <Strg + C >

Der markierte Bereich wird in die Zwischenablage kopiert.

Markierten Bereich einfügen <Strg + V >

Der in die Zwischenablage kopierte Bereich wird an der Stelle eingefügt, an der der Cursor steht.

Bestand anzeigen <Strg+B>

Für die aktuelle Position wird in einem neuen Fenster der aktuelle Lagerbestand angezeigt, zudem Mindestbestand, Höchstbestand sowie bereits reservierte Mengen des ausgewählten Artikels.

Leerzeile einfügen <Strg + L>

Fügen Sie mit dieser Tastenkombination eine Leerzeile ein, an der der Cursor steht.

Tastenbelegungen

Viele Funktionen können direkt über die Tastatur eingeben werden.


Shift + <Pfeil hoch>	Zeile(n) markieren

Shift + <Pfeil runter>	Zeile(n) markieren

Strg + C:	Markierte Zeilen in den Zwischenspeicher abspeichern

Strg + V:	Kopierte Zeilen aus dem Zwischenspeicher einfügen

Strg + L:	Leerzeile an beliebiger Stelle einfügen

Entf:	Markierten Bereich in den Positionen löschen

Esc:	Fenster schließen (Abbruch)

Tab:	von Objekt zu Objekt springen

Beispiel: Wenn Sie eine Position an eine andere Stelle verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor: Bewegen Sie die Textmarke mit Hilfe der Cursortasten an die gewünschte Position, drücken Sie die »Shift«-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie mit den Cursortasten den gewünschten Block markieren. Übernehmen Sie nun den Block mit »Strg-C« in die Zwischenablage, bewegen Sie die Textmarke an die gewünschte Einfügeposition und fügen Sie die Daten mit »Strg-V« an der neuen Position ein.

Registerkarte Textzeilen

In dieser Registerkarte können Sie bis zu fünf Textzeilen eingeben, die vor den einzelnen Positionen in der Bestellung gedruckt werden.

Folgenden Bestellungsvortext drucken: Ist dieser Schalter markiert, wird der Inhalt der Eingabezeilen vor den Positionen gedruckt. Ist der Schalter nicht markiert, wird der Standardtext gedruckt, der unter »Zusatzmodule«, »Einstellungen«, »Bestellungen« und »Vorzeile 1 bis 5« definiert ist.

Registerkarte Notizen

Die interne Notiz ist eine zusätzliche Erläuterung zu der Bestellung und dient ausschließlich Ihrer eigenen Information - die Eingaben in diesem Feld werden nicht mit ausgedruckt. Der links neben dem Textfeld stehende Kalender fügt im Notizfeld das aktuelle Tagesdatum und das Benutzerkürzel des Sachbearbeiters ein.

Registerkarte Freie Felder

Haben Sie unter »Zusatzmodule«, »Einstellungen« und »Bestellungen« eigene Felder definiert, werden diese hier zur Bearbeitung angezeigt.

Speichert die aktuellen Eingaben der Bestellung.

Beendet die Bearbeitung der Bestellung ohne Speichern der Daten.